A organização e gestão de um armazém de farmácias é uma questão muito importante no dia-a-dia da sua empresa. Tanto que pode mesmo fazer a diferença entre uma farmácia rentável e uma farmácia não lucrativa. De facto, muitos especialistas não hesitam em dizer que quando o armazém não funciona como deveria, o resto da farmácia também não funciona.
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Gestão do armazém de farmácia
Fundamentalmente, uma boa gestão do armazém de farmácia permitir-nos-á saber a todo o momento quanto stock temos, quais as unidades a que devemos dar preferência de eliminação ou quando devemos fazer encomendas de medicamentos em específico. Como podem ver, estes são aspectos essenciais da gestão! Para poder controlá-los a todos e para que o nosso armazém seja confortável, estratégico e funcional, a concepção do mesmo assume especial importância na concepção das farmácias.
É por isso que, neste post, partilhamos consigo algumas dicas para que possa organizar o seu armazém para tirar o máximo partido dele e optimizar a sua farmácia.
Como é que os medicamentos são classificados numa farmácia?
Comecemos pelo princípio, como são classificados os medicamentos numa farmácia? Bem, para além dos medicamentos que necessitam de condições especiais de armazenamento, tais como frigoríficos ou espaços fechados, os medicamentos podem geralmente ser classificados por subcategorias, para além de uma primeira classificação. Assim, algumas das classificações mais comuns são as seguintes:
- Por tipo de medicamento ou ingrediente activo. Desta forma, quando um utilizador apresenta certos sintomas ou necessidades, um medicamento da gama pode ser oferecido.
- Por ordem alfabética.
- Por via de administração.
- Por volume de vendas ou volume de negócios. Neste caso, em vez de uma classificação como tal, pode ser aconselhável manter um espaço para eles no armazém e atribuir-lhes a sua própria ordem, por exemplo, por ordem alfabética.
Do mesmo modo, é comum, para uma gestão mais otimizada do armazém da farmácia, atribuir uma subclassificação aos produtos. Por exemplo, se organizar o seu stock por princípio activo, pode posteriormente seguir uma ordem alfabética dentro de cada um deles.
Além disso, é importante que esta classificação seja sempre a mesma em todos os níveis de gestão. Por exemplo, em formulários de encomenda ou listas de inventário. Por outro lado, nunca custa desenvolver a documentação necessária, como guias ou manuais, sobre os processos e sistemas no armazém. Desta forma, quando há novas adições ou quaisquer dúvidas relativas à classificação, pode sempre recorrer a esta documentação para as resolver.
Acessórios que facilitam a sua gestão
Para além das formas de classificação e armazenamento, podemos também melhorar a gestão do nosso armazém de farmácias com acessórios úteis. Por exemplo: divisórias internas nas gavetas, laterais transparentes para poder controlar o interior das que são mais altas, etiquetas externas, pegas ergonómicas, etiquetas de classificação, entre outros…
Robôs, grandes aliados!
Não poderíamos terminar esta secção sem falar de robôs farmacêuticos, eles podem ser grandes aliados no seu armazém! Com estes sistemas automatizados, não precisa de seguir qualquer ordem, na verdade, é um armazenamento aleatório. O que o robô faz é o seguinte: quando um paciente pede um medicamento, o farmacêutico escreve o nome do medicamento no sistema e o robô procura através das prateleiras e leva-o para um tapete onde desliza até ao farmacêutico. O robô saberá onde se encontra o medicamento porque, quando o regista, a sua posição é delimitada por coordenadas.
Concepção do armazém da farmácia para melhorar a rentabilidade
Um bom design interior do seu armazém de farmácia pode ajudá-lo a atingir objectivos interessantes, tais como aumentar o espaço disponível, ter melhor controlo sobre stock ou mesmo otimizar os tempos de trabalho, reduzindo o tempo necessário para os empregados procurarem um medicamento específico no armazém.
Uma das chaves para um bom desenho de armazém de farmácia é adaptá-lo às nossas necessidades e características particulares. Por exemplo, colocar os produtos com maior procura mais perto da entrada da loja ou tirar partido do espaço em altura, se a nossa farmácia o tiver.
Além disso, é importante não perder de vista os requisitos básicos na gestão de qualquer armazém, por exemplo, colocar os artigos com maior rotação perto da saída, colocar os artigos mais pesados de forma a minimizar o trabalho necessário para os deslocar ou utilizar os espaços mais altos para artigos mais leves e melhor protegidos.
Por outro lado, o mobiliário de farmácia feito à medida ou configurado à medida cumpre perfeitamente esta função. E se não quiser que sejam feitos à medida, pode encontrar um número infinito de opções modulares e configuráveis no mercado para se adaptarem ao espaço disponível. Com este tipo de mobiliário podemos escolher desde a altura até à profundidade, incluindo a largura de, por exemplo, gavetas de farmácia ou prateleiras. Desta forma, podemos aproveitar ao máximo espaços como os cantos, que muitas vezes ficam por utilizar. Naturalmente, também podemos escolher as cores, acabamentos, puxadores, forma interna, perfis …
O desenho do armazém e o desenho exterior da farmácia andam de mãos dadas.
No entanto, se a gestão e concepção de um armazém de farmácia é fundamental para melhorar a optimização, não devemos esquecer que uma farmácia tem um espaço exterior que, se gerido adequadamente, pode ser utilizado como espaço de armazenamento para determinados produtos. Desta forma, por exemplo, é possível utilizar a área interior da área de aconselhamento da farmácia, que ficaria atrás do balcão, para armazenar os medicamentos ou produtos que são mais procurados. Desta forma, pode dispensá-los sem sequer ter de entrar na farmácia. Da mesma forma, com gôndolas, prateleiras ou soluções como as oferecidas pela nossa gama de acessórios de farmácia, pode expor numerosos produtos de forma elegante e confortável, promovendo-os ao mesmo tempo. Uma solução dupla!
Pronto para organizar o seu armazém de farmácia?
Com estas dicas, pode agora começar a reorganizar o interior da sua farmácia!
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